From: Pierre Habouzit Subject: Assemblées Générales Ordinaire et Extraordinaire de Debian France le 11/05/2009 To: Debian France Cc: Bureau Bonjour, l'Assemblée Générale Ordinaire (AGO) 2009 de Debian France se tiendra le lundi 11 mai 2009 à l'École des Mines de Paris. Elle sera précédée d'une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE), qui commencera à 18h30. Salle : FIXME Adresse : École Nationale Supérieure des Mines de Paris 60-62, Boulevard Saint Michel Paris 6ème Accès : http://www.ensmp.fr/Fr/ENSMP/Geographie/Paris/moyenacces-paris.html L'association compte actuellement FIXME membres actifs inscrits et à jour de cotisation, le quorum est donc fixé à FIXME voix. Le formulaire de procuration pour ces AG se trouve sur: FIXME Les procurations par mail signé sont possibles, voir modalités en fin de mail. Compte tenu des conditions de quorum, les membres qui ne pourront pas venir sont fortement encouragés à donner procuration à un membre présent. Ordre du jour de l'AGE ---------------------- Deux propositions de modification des statuts sont apportées par le CA. L'une concerne le quorum fixé pour les Assemblées Générales, l'autre la possibilité d'organiser des Assemblées Générales Ordinaires par voie électronique. Ces propositions sont une base de travail et pourront être modifiées suite aux commentaires des membres de l'association. La version définitive proposée au vote sera arrêtée et envoyée par mail à asso@france.debian.net au moins trois (3) jours avant l'AG. Rappel: le texte actuel des statuts est disponible à http://france.debian.net/documents/Statuts_debian_france_1.1.pdf Proposition A : Modification du quorum requis pour les AG 1. La phrase « L'Assemblée Générale doit être constituée d'au moins un tiers des membres de l'Association ayant le droit de vote, y compris les membres représentés. » est supprimée de l'article 11.1.1. 2. Dans l'article 11.2, la phrase « L'Assemblée Générale ordinaire se réunit chaque année. » est remplacée par « L'Assemblée Générale ordinaire se réunit chaque année et statue sans condition de quorum. ». 3. Dans l'article 11.3, ajouter « Le quorum est d'un tiers des membres ayant le droit de vote, y compris les membres représentés. Si le quorum n'est pas atteint, le président peut convoquer une nouvelle assemblée générale extraordinaire dans un délai d'un mois minimum et deux mois maximum: celle-ci siègera sans condition de quorum. » Proposition B : AGO électroniques Ajout en fin de § 11.2 (AGO) Le Conseil d'administration peut décider de convoquer une AGO électronique. Les AGO électroniques se déroulent sur une adresse spécifiée au règlement intérieur, qui n'est ouverte que durant la durée des AGO. Une AGO électronique se déroule en deux phases: - une première phase de discussion, où l'ordre du jour est détaillé, et discuté point par point ; - une phase de vote pendant laquelle les différents points de l'ordre du jour nécessitant un vote sont décidés, et pendant laquelle le conseil d'administration est renouvelé. La phase de discussion doit être d'au moins 1 semaine (7 jours) en période normale, et de deux semaines (14 jours) en période de vacances scolaires (toutes zones confondues). La phase de vote doit être d'au moins 24 heures. Dans § 11.3.4 (modalités du vote): Modalités de vote électroniques: - le vote électronique est effectué en ligne grace à un logiciel adéquat, qui permette de s'assurer l'identité du votant. - le logiciel de vote n'autorise le vote que pendant les créneaux précis, communiqués dans la convocation, sous responsabilité d'un membre du bureau, ou de deux membres du CA. - il n'est pas possible d'utiliser de pouvoirs pour le vote électronique. Dans § 11.1.4 (convocations): Quinze jours avant la date fixée, les membres de l'Association sont convoqués par courrier électronique adressé à la liste de diffusion de l'Association par le Secrétaire. L'ordre du jour de l'Assemblée Générale est indiqué sur les convocations. + + Lorsque l'assemblée réunie est physique, un - Un formulaire de pouvoir permettant de donner mandat à un autre membre présent lors de l'Assemblée Générale doit être prévu en accompagnement de la convocation à l'Assemblée Générale. Seuls les mandats dûment remplis et signés, et précisant le nom et l'adresse du membre remplacé lors de l'Assemblée Générale seront pris en compte. Les mandats arrivés en blanc (non remplis) ou adressés au nom d'un membre non présent ne peuvent être pris en compte lors du vote et sont considérés comme nuls. + + Les assemblées électroniques ne donnent pas lieu à des mandats. + + La convocation pour une assemblée électronique devra comporter un + planning précis détaillant les phases de discussions et de vote. dans §14: pour les réunions du Conseil d'Administration et du Bureau, et les AGO, ... Ordre du jour de l'AGO ---------------------- - Bilan moral - Bilan financier - Vote du quitus - Renouvellement du Conseil d'Administration Les membres actuels du CA sont: - Julien Blache (DD, Président) - Pierre Habouzit (DD, Secrétaire) - Aurélien Gérôme (DD, Trésorier) - Christian Perrier (DD) - Julien Cristau (DD) - Xavier Oswald - Raphaël Hertzog (DD) - Thierry Stauder - Aurélien Jarno (DD) Les membres sortants du CA sont FIXME Le CA devant comporter au moins 2/3 de DD (RI §3.4) et le CA en comportant FIXME, au moins FIXME places sont à pourvoir par des Développeurs. Les candidatures au renouvellement seront reçues selon les dispositions prévues dans le réglement intérieur §3.2, la date limite étant fixée au FIXME, à minuit UTC+0200. Il n'y a à ce jour aucune démission au CA. ------------------------------------------------------------------------ Rappels des statuts et du RI ---------------------------- Statuts §11.1.2: droit de veto Les développeurs Debian ont un droit de veto sur toutes les décisions de l'AG s'ils sont présents physiquement. Statuts §11.1.4 et RI §3.3: mandats Les personnes ne pouvant se rendre à l'AG doivent remplir un mandat. Ceux ci doivent parvenir au secrétaire à l'ouverture de l'AG dernier délai. Pour les personnes munies d'une clef GPG dans le keyring Debian, ou signée par un membre du CA de l'association, il est possible de faire une procuration contenant au moins: * le nom du membre qui souhaite être représenté ; * le nom du membre choisi pour le représenter ; * la date de l'AG concernée. Celle-ci devra être addressée par mail à la personne qui utilisera le pouvoir (c'est mieux) et impérativement à bureau@france.debian.net. Un "mandat" ne comportant pas ces informations ne sera pas pris en compte. Les procurations signées doivent parvenir au plus tard la veille de l'AG: FIXME RI §3.2: Candidature au CA Il faut faire acte de candidature au moins une semaine avant l'AGO, par courrier électronique signé à bureau@france.debian.net ou par courrier Postal à l'un des membres du Bureau, de préférence à mon adresse perso: M. Pierre Habouzit 9 Rue Gindre 92250 la Garenne Colombes